Comply Consulting - governance, procedure e controlli interni

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Disposizioni per la conservazione e la messa a disposizione dei documenti, dei dati e delle informazioni per il contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo

 

Premessa

La Banca d’Italia (di seguito anche l’“Autorità”) con il Provvedimento del 24 marzo 2020 ha emanato le nuove “Disposizioni per la conservazione e la messa a disposizione dei documenti, dei dati e delle informazioni per il contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo” (di seguito le “Disposizioni”).

Ai sensi dell’art. 11 delle Disposizioni, i destinatari[1], tra cui le SGR, le SICAF e le SICAV, sono tenuti ad adeguarsi alle Disposizioni entro il 31 dicembre 2020.

  1. Novità e chiarimenti di interesse per il settore del risparmio gestito

Tipo Cliente

Impatto

Novità e chiarimenti di interesse

SGR - SICAF auto-gestita - SICAF etero-gestite

Archivio Unico Informatico (A.U.I.)

Novità di carattere generale

  • abolizione degli obblighi di individuazione delle operazioni frazionate: obbligo di rendere disponibili alle autorità, con le modalità previste dall’articolo 6[2] delle Disposizioni, i dati relativi alle sole operazioni di importo unitario pari o superiore a 5.000 euro, siano esse occasionali o a valere su un rapporto continuativo. Al di sotto di questa soglia, i dati relativi alle operazioni, seppure conservati, non dovranno essere messi a disposizione delle autorità in forma standardizzata;
  • Modalità di conservazione dei dati per le operazioni inferiori a 5.000 euro: anche per operazioni di importo inferiore a 5.000 euro i sistemi di conservazione devono rispettare i requisiti previsti dall’articolo 32 del Decreto: questo esclude la possibilità di utilizzare sistemi cartacei o sistemi informatici che non assicurino l’integrità e la non alterabilità dei dati (i.e. Excel e in forma cartacea).

Art. 3 delle Disposizioni: “Documenti, dati e informazioni da conservare ai sensi del decreto antiriciclaggio”

La Banca d’Italia all’interno del resoconto della consultazione sulle Disposizioni ha chiarito che i destinatari sono tenuti a conservare ai fini antiriciclaggio:

  • i dati e le informazioni acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela (rapporti continuativi e operazioni occasionali di importo pari o superiore a 15.000 euro);
  • nonché la documentazione riguardante tutte le operazioni effettuate.

Ne discende che, in caso di operazioni non soggette ad adeguata verifica, i destinatari sono comunque tenuti a un obbligo di conservazione, limitato alle sole informazioni relative all’operazione (es., la data di effettuazione; l’importo; il segno monetario, la causale dell’operazione[3]); non sono invece ricomprese tutte le informazioni ordinariamente raccolte nell’adempimento degli obblighi di adeguata verifica. In ogni caso, ove alcune di queste informazioni (in particolare i dati che identificano in modo univoco il titolare effettivo e il settore di attività economica del cliente) siano state acquisite su iniziativa del destinatario, questi sarà tenuto anche a conservarle.”

Art. 4 delle Disposizioni: “Modalità di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni”

La Banca d’Italia all’interno del resoconto della consultazione sulle Disposizioni ha chiarito che “i documenti, i dati e le informazioni relativi ai rapporti e alle operazioni posti in essere su iniziativa del gestore nell’ambito della gestione di portafogli e della gestione collettiva del risparmio non vanno conservati né messi a disposizione”.

Art. 5 delle Disposizioni: “Dati e informazioni da rendere disponibili alle autorità”

La Banca d’Italia all’interno del resoconto della consultazione sulle Disposizioni ha precisato che “l’obbligo di mettere a disposizione i dati e le informazioni con le modalità le previste dall’articolo 6 si applichi a tutti i rapporti continuativi e alle operazioni che rientrano nell’attività istituzionale dei destinatari[4]”.

Art. 6 delle Disposizioni “Modalità per rendere disponibili i dati e informazioni”

La Banca d’Italia all’interno del resoconto della consultazione sulle Disposizioni ha precisato che:

  • l’obbligo di conservare la causale dell’operazione, stabilito dall’articolo 31, comma 2, lettera c), del Decreto e richiamato dall’articolo 3 delle Disposizioni andrà assolto con le modalità indicate dall’articolo 32 del Decreto e dall’articolo 4 delle Disposizioni. I destinatari non dovranno quindi fare necessariamente riferimento alle causali analitiche indicate nell’allegato 3 (che infatti non viene richiamato dall’articolo 3), potendo utilizzare le causali contabili abitualmente adottate nei propri sistemi gestionali per conservare questo dato. Nel mettere a disposizione delle autorità la causale dell’operazione, i destinatari dovranno invece utilizzare una delle causali analitiche indicate nell’allegato 3, per rendere questa informazione standardizzata e quindi prontamente fruibile per le autorità stesse.
  • la scelta se rendere disponibili alle autorità i dati e le informazioni previsti dalle Disposizioni mediante estrattore o archivi standardizzati è rimessa alla discrezionalità dei destinatari”;
  • le modalità che essi intendono utilizzare per mettere a disposizione delle autorità i dati e le informazioni dovrà essere indicata nella Policy AML;
  • “gli intermediari devono comunicare alla Banca d’Italia ogni successiva variazione della modalità prescelta entro trenta giorni dall’inizio dell’operatività del nuovo sistema, indicando anche in questo caso le misure adottate per assicurare l’ordinata gestione del passaggio dal vecchio al nuovo sistema”.

Articolo 8

(Esenzioni)

La Banca d’Italia all’interno del resoconto della consultazione sulle Disposizioni ha precisato che i destinatari sono liberi di: “scegliere autonomamente di non applicare le esenzioni nel caso in cui questo risultasse per loro oneroso. La scelta da parte dei destinatari di avvalersi o meno delle esenzioni deve comunque avere carattere di stabilità e va indicata nel documento di policy antiriciclaggio”

 

 

[1] Cfr. art. 1 delle Disposizioni.

[2] i.e.: i) estrazioni dai sistemi di conservazione informatizzati eseguite in conformità con gli standard tecnici indicati all’allegato n. 1; ii) archivi standardizzati conformi all’allegato n. 2

[3] Come chiarito dall’Autorità all’interno del resoconto della consultazione sulle Disposizioni, in merito alla causale dell’operazione, l’obbligo di utilizzare la causale analitica di cui all’allegato 3 vale solo per l’adempimento dell’obbligo di rendere disponibile alle autorità il dato relativo alla “causale che codifica la tipologia dell’operazione”, non anche ai fini della mera conservazione.

[4] i.e. attività per la quale i destinatari hanno ottenuto l’iscrizione ovvero l’autorizzazione da parte dell’autorità pubblica. Inoltre, è stato precisato che nella misura in cui le attività che vengono svolte dai gestori in vista dell’istituzione di fondi di private equity (es. due diligence, attività di consulenza strategica) non rientrino nell’attività istituzionale del gestore, i destinatari non sono tenuti a rendere disponibili alle autorità le relative informazioni.

A cura di Comply Consulting

Comply Consulting, mediante la redazione di Procedure e Policy aziendali, fornisce agli Operatori del risparmio gestito ed in particolare delle SGR e SICAF attive nei settori del Private Equity, Venture Capital e Immobiliare, tutti gli strumenti necessari per essere allineati alle richieste dei Regulators, delle Autorità di Vigilanza e alle best practices di settore. Per maggiori informazioni è possibile contattarci al seguente indirizzo email: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

 

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